Maakt Microsoft 365 een back-up van je data? (Nee, niet zoals je denkt)

Microsoft zorgt dat je gegevens niet verloren gaan door een storing of een kapot datacenter. Maar Microsoft maakt geen back-up waarmee jij oude versies kunt terugzetten na een fout, een vertrekkende medewerker of ransomware. Verwijderde mail en bestanden blijven maar beperkte tijd terug te halen. Microsoft noemt dit zelf een gedeelde verantwoordelijkheid. Een aparte back-up van Microsoft 365 is daarom verstandig.

Wat Microsoft wel regelt

• Je gegevens staan op meerdere plekken tegelijk, zodat een kapotte schijf of server geen gevolgen heeft.
• Prullenbak in SharePoint en OneDrive: verwijderde bestanden zijn tot 93 dagen terug te halen.
• Versiegeschiedenis: eerdere versies van een document kun je terugzetten.
• Verwijderde mail: standaard nog 14 dagen te herstellen nadat de map Verwijderde items is geleegd; de beheerder kan dat verlengen tot 30 dagen.

Waar het misgaat

• Een vertrekkende medewerker: wordt het account verwijderd, dan zijn mailbox en OneDrive na 30 dagen definitief weg, tenzij de beheerder dat anders regelt.
• Ransomware: versleutelde bestanden synchroniseren gewoon naar OneDrive. Met OneDrive herstellen ga je maximaal 30 dagen terug, als je het op tijd merkt.
• Een fout die je pas later ontdekt: een map die maanden geleden is leeggehaald, staat niet meer in de prullenbak.
• Een overgenomen account waarmee iemand bewust mail of bestanden verwijdert.

Wat een aparte back-up toevoegt

• Dagelijkse kopie van mail, OneDrive, SharePoint en Teams, opgeslagen buiten je eigen Microsoft 365-omgeving.
• Lange bewaartermijn, bijvoorbeeld een jaar of langer.
• Terugzetten van één mail, één map of een complete mailbox op een gekozen datum.

Microsoft biedt zelf ook een betaalde back-updienst (Microsoft 365 Backup). Daarnaast zijn er gespecialiseerde aanbieders. Bekijk vooral waar de kopie staat en hoe makkelijk het terugzetten is.

Meer weten?

Hoe je de back-up van al je bedrijfsdata regelt, ook buiten Microsoft 365, lees je in een goede back-up van je bedrijfsdata. Bij een managed werkplek van Creativesquare is de back-up van Microsoft 365 standaard inbegrepen en testen we het terugzetten.