Cloud werkplek of eigen server: een eerlijke vergelijking
Voor de meeste mkb-bedrijven is een cloud werkplek goedkoper in beheer, veiliger en flexibeler dan een eigen server. Je betaalt per medewerker per maand en hebt geen hardware meer op kantoor. Een eigen server blijft logisch als je een vakapplicatie hebt die alleen lokaal draait, met zeer grote bestanden werkt of een slechte internetverbinding hebt. Vergelijk altijd de totale kosten over vijf jaar, niet alleen de aanschaf.
Naast elkaar
- Kosten: een server kost eenmalig al snel enkele duizenden euro’s, plus licenties, stroom, back-up en onderhoud. Na ongeveer vijf jaar moet hij weer vervangen worden. Een cloud werkplek kost een vast bedrag per medewerker per maand; bij Creativesquare vanaf €24,99, inclusief Microsoft 365-licentie.
- Beveiliging: Microsoft beveiligt de datacenters. Bij een eigen server ben je zelf verantwoordelijk voor updates, firewall en fysieke beveiliging.
- Bereikbaarheid: in de cloud werk je overal zonder VPN. Een server op kantoor is van buitenaf alleen via een extra koppeling bereikbaar.
- Uitval: valt de server uit, dan ligt het hele kantoor stil. In de cloud is uitval zeldzaam en ligt het niet aan één apparaat.
- Afhankelijkheid: bij de cloud ben je afhankelijk van internet en van Microsoft. Bij een server ben je afhankelijk van de hardware en van wie hem beheert.
Kosten die vaak worden vergeten
Bij een server: de back-up buiten de deur, de UPS, de koeling, de licenties voor Windows Server en gebruikers, en de uren van wie hem onderhoudt. Bij de cloud: de eenmalige migratie, en een back-up van Microsoft 365, die niet standaard is inbegrepen.
Wanneer blijft een server logisch?
- Een vakapplicatie die niet als clouddienst bestaat en niet in een virtuele omgeving kan draaien.
- Zeer grote bestanden, zoals video of CAD, die dagelijks door meerdere mensen worden bewerkt.
- Een locatie zonder betrouwbare internetverbinding.
Ook dan is een tussenvorm mogelijk: de applicatie op een server in Azure, en de rest in Microsoft 365. Zie wat is Microsoft Azure.
De overstap
Plan de overstap rond het moment dat de server toch vervangen moet worden. Dan betaal je niet dubbel. Hoe dat verloopt, lees je in overstappen naar een cloud werkplek. Creativesquare maakt vooraf een vergelijking op basis van jouw situatie.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Is de cloud op de lange termijn niet duurder?
Soms lijkt dat zo, omdat je maandelijks blijft betalen. Tel je bij de server vervanging, stroom, back-up en beheeruren mee, dan is de cloud voor kleine en middelgrote kantoren meestal goedkoper of vergelijkbaar.
Wat gebeurt er als het internet uitvalt?
Gesynchroniseerde bestanden en de Office-apps blijven werken. Voor bedrijven die volledig afhankelijk zijn van internet, is een tweede verbinding, bijvoorbeeld via 4G of 5G, een goedkope verzekering.
Kan ik mijn oude server nog een tijd houden als back-up?
Na de migratie blijft hij meestal een paar weken als vangnet staan. Daarna worden de gegevens veilig gewist en wordt hij afgevoerd.