Overstappen naar een cloud werkplek: zo verloopt de migratie
Een overstap naar een cloud werkplek verloopt in vijf fasen: inventarisatie (welke gegevens, applicaties en apparaten zijn er), ontwerp (waar komt alles te staan), voorbereiding (Microsoft 365 en beveiliging inrichten), migratie (mail en bestanden overzetten, meestal in een weekend) en nazorg. Voor een mkb-bedrijf met 5 tot 25 medewerkers duurt het hele traject doorgaans drie tot zes weken, zonder dat het werk stilvalt.
Fase 1: inventarisatie
Wat staat er op de server en de lokale computers? Welke applicaties worden gebruikt en zijn die als clouddienst beschikbaar? Welke printers, scanners en koppelingen zijn er? Deze fase bepaalt of alles naar Microsoft 365 kan, of dat een applicatie op een server in de cloud moet blijven draaien.
Fase 2: ontwerp
Een goede mappenstructuur in SharePoint en Teams, wie toegang krijgt tot wat, en welke beveiligingsregels gelden. Dit is ook het moment om op te ruimen: verouderde mappen en dubbele bestanden hoeven niet mee.
Fase 3: voorbereiding
Microsoft 365 wordt ingericht met accounts, licenties, tweestapsverificatie, apparaatbeheer en back-up. De laptops worden aangemeld in het centrale beheer. Medewerkers merken hier nog weinig van.
Fase 4: migratie
- Mail wordt overgezet naar Exchange Online, inclusief oude berichten, agenda’s en contacten.
- Bestanden gaan van de server naar SharePoint en OneDrive.
- De overschakeling gebeurt meestal op vrijdagmiddag of in het weekend, zodat iedereen op maandag in de nieuwe omgeving begint.
Fase 5: nazorg
Op de eerste werkdag is er iemand beschikbaar voor vragen: waar staan mijn bestanden, hoe synchroniseer ik een map, waarom vraagt Outlook opnieuw om mijn wachtwoord? Na een of twee weken wordt de oude server uitgezet, pas als vaststaat dat alles werkt.
Veelgemaakte fouten
- De bestaande mappenstructuur één op één overnemen, inclusief alle rommel en rechtenproblemen.
- Onderschatten welke kleine koppelingen van de oude server afhingen, zoals scannen naar een map.
- Medewerkers pas op de dag zelf informeren.
Creativesquare begeleidt dit traject van inventarisatie tot nazorg, met een vaste projectprijs en een duidelijke planning vooraf.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Kunnen we tijdens de migratie gewoon doorwerken?
Ja. De voorbereiding en het kopiëren van gegevens gebeuren op de achtergrond. Alleen de laatste overschakeling kost een paar uur en vindt meestal buiten werktijd plaats.
Wat gebeurt er met onze oude server?
Die blijft na de migratie nog enige tijd staan als vangnet. Daarna worden de gegevens veilig gewist en wordt de hardware afgevoerd of hergebruikt.
Wat als een applicatie niet in de cloud kan?
Dan zijn er alternatieven: de applicatie op een virtuele server in Azure laten draaien, via Windows 365 aanbieden, of overstappen naar een cloudversie van de leverancier. Dat blijkt uit de inventarisatie.