AI-beleid voor het mkb: wat mogen medewerkers met ChatGPT en Copilot?
Een AI-beleid legt vast welke AI-tools je medewerkers mogen gebruiken, welke gegevens er wel en niet in mogen en dat de uitkomst altijd door een mens wordt gecontroleerd. Voor een mkb-bedrijf is één A4 genoeg. Het belangrijkste punt: bedrijfs- en klantgegevens alleen in tools met zakelijke gegevensbescherming, zoals Copilot met je werkaccount, en niet in gratis publieke chatbots.
Waarom nu?
Medewerkers gebruiken ChatGPT, Gemini of Copilot al om mails te schrijven, teksten samen te vatten of offertes op te stellen. Zonder afspraken plakt iemand vroeg of laat een klantdossier of een contract in een gratis chatbot, waarvan je niet weet wat ermee gebeurt. Een beleid voorkomt dat en geeft medewerkers duidelijkheid over wat wél mag. Bovendien vraagt de Europese AI-verordening dat je zorgt voor voldoende AI-kennis in je organisatie; zie AI-geletterdheid.
Wat hoort erin?
- Toegestane tools: bijvoorbeeld Copilot met het werkaccount. Andere tools alleen na toestemming.
- Gegevens: geen persoonsgegevens, klantgegevens, wachtwoorden of vertrouwelijke stukken in tools zonder zakelijke afspraken.
- Controle: wat AI maakt, wordt nagelezen voordat het naar een klant gaat. De medewerker blijft verantwoordelijk.
- Openheid: wanneer vertel je een klant dat AI is gebruikt, bijvoorbeeld bij een rapport of beeld.
- Niet toegestaan: beslissingen over mensen (sollicitanten, beoordelingen) volledig aan AI overlaten.
- Aanspreekpunt: bij wie medewerkers terechtkunnen met vragen of een nieuwe tool.
Zo voer je het in
- Bespreek het beleid in een teamoverleg in plaats van het alleen te mailen.
- Geef een paar goede voorbeelden van wat wél mag: dat motiveert meer dan een lijst met verboden.
- Zorg dat het toegestane alternatief er ook echt is. Een verbod zonder goed hulpmiddel werkt niet.
- Kijk elk half jaar of het beleid nog klopt; de tools veranderen snel.
Creativesquare helpt met een AI-beleid dat past bij je organisatie, en richt Copilot zo in dat het beleid ook technisch wordt ondersteund. Zie ook wat ziet Copilot van je bedrijfsgegevens.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Mag ik het gebruik van ChatGPT verbieden?
Ja, als werkgever mag je bepalen welke tools voor werk worden gebruikt. Een verbod werkt alleen als er een goed alternatief is, anders gebeurt het toch, maar dan buiten beeld.
Is de betaalde versie van ChatGPT wel veilig voor bedrijfsgegevens?
De zakelijke varianten hebben betere afspraken over gegevens dan de gratis versie. Controleer de voorwaarden en leg in je beleid vast welke versie is toegestaan.
Moet ik mijn AI-beleid laten tekenen?
Dat hoeft niet, maar het helpt om het op te nemen in je personeelshandboek of ICT-reglement, zodat het onderdeel is van de afspraken met medewerkers.