Teams-vergadering plannen met externe deelnemers: zo werkt het
Externe deelnemers uitnodigen voor een Teams-vergadering is simpel: plan de vergadering in Outlook of Teams en voeg hun e-mailadres toe. Gasten hebben geen Teams-account of installatie nodig — de link in de uitnodiging opent gewoon in de browser.
Zo plan je de vergadering
- Open je agenda in Outlook of Teams en maak een nieuwe vergadering.
- Voeg deelnemers toe op e-mailadres — ook externe adressen zoals klant@bedrijf.nl.
- Zorg dat het een Teams-vergadering is (knop ‘Teams-vergadering’ in Outlook staat meestal automatisch aan).
- Verstuur — iedereen krijgt een uitnodiging met deelnamelink.
Wat ziet de externe deelnemer?
Die klikt op de link en kiest ‘Doorgaan in deze browser’ (of de app, als die er is). Naam invullen, camera en microfoon kiezen, en hij komt in de lobby tot jij hem toelaat.
Handige instellingen voor externe vergaderingen
Via de vergaderopties regel je wie de lobby mag overslaan, wie mag presenteren en of de vergadering opgenomen wordt. Voor gevoelige gesprekken: laat externen altijd via de lobby binnenkomen en deel de link niet door.
Vergadering opnemen en samenvatten
Met opname en transcriptie (en Copilot, als je die hebt) krijg je automatisch een samenvatting met actiepunten — handig om na afloop met de klant te delen. Let op: meld altijd even dat je opneemt.
Werkt het bij jullie niet zo soepel?
Soms blokkeren instellingen het uitnodigen van gasten of andersom. Wij zetten de gast- en beveiligingsinstellingen van Teams goed: veilig én werkbaar. Vraag ons ernaar.
Veelgestelde vragen
Heeft een externe deelnemer een Microsoft-account nodig?
Nee, deelnemen kan anoniem via de browser. Alleen naam invullen is genoeg; jij laat de gast toe vanuit de lobby.
Kan ik ook mensen telefonisch laten inbellen?
Ja, met een audiovergadering-licentie krijgt je uitnodiging een telefoonnummer en vergadercode voor deelnemers zonder internet.
Hoeveel mensen kunnen deelnemen aan een Teams-vergadering?
Standaard tot 300 deelnemers (afhankelijk van je abonnement); voor grotere groepen zijn er webinars en live-events tot duizenden kijkers.