Je teamoverleg in 10 minuten: de agenda in de Teams-uitnodiging

Voeg bij het plannen van je Teams-vergadering een agenda toe die iedereen kan bewerken. Deelnemers zetten er vooraf hun punten in, tijdens het overleg staat dezelfde agenda in beeld via Notities, en na afloop vind je hem terug in de vergadering. Je begint direct met het eerste punt in plaats van met de vraag wat er besproken moet worden.

Zo voeg je de agenda toe

1. Ga in Teams naar Agenda en open je vaste overleg, of plan een nieuw overleg via Nieuwe vergadering.
2. Klik onder de details op Een agenda toevoegen [aanname: controleer het exacte label in de Nederlandse Teams].
3. Zet er drie vaste kopjes in: Mededelingen, Besluiten nodig en Actiepunten vorige keer.
4. Klik op Verzenden of Wijzigingen verzenden.

De agenda is een Loop-onderdeel: iedereen op de uitnodiging kan hem bewerken, ook vanuit Outlook. Met een @-vermelding wijs je een punt aan een collega toe.

Drie afspraken die het laten werken

• Deadline voor punten: bijvoorbeeld “zet je punt erin vóór maandag 17.00 uur”. Wat er dan niet staat, komt de volgende keer.
• Tijd per punt: zet achter elk punt hoeveel minuten het mag kosten.
• Actiepunten van vorige keer eerst: zo blijft niets liggen.

Let op bij terugkerende vergaderingen

Bij een reeks loopt de agenda door van overleg tot overleg. Dat is handig voor actiepunten, maar de pagina wordt na een paar maanden lang. Ruim oude punten regelmatig op of begin elk kwartaal een nieuwe reeks. Externe deelnemers kunnen de agenda niet altijd zien of bewerken; dat hangt af van de deelinstellingen van je organisatie.

Combineer met Copilot

Met agenda vooraf en notulen door Copilot achteraf heb je agenda, besluiten en actiepunten op één plek. Dit was de tweede Tip van Jur.