Teams-vergadering opnemen en transcriberen: zo werkt het (en wat mag)
Klik tijdens een Teams-vergadering op Meer → Opnemen en transcriberen en kies Opname starten of alleen Transcriptie starten. Alle deelnemers zien een melding. De opname komt in de OneDrive van de persoon die de opname start (bij een kanaalvergadering in SharePoint) en de transcriptie staat na afloop in de vergadering. Vertel deelnemers vooraf waarom je opneemt en hoe lang je het bewaart.
Opnemen of alleen transcriberen?
- Opname: beeld en geluid, handig voor een training of demo die collega’s later terugkijken.
- Transcriptie: alleen de uitgeschreven tekst met sprekersnamen. Veel kleiner, makkelijk doorzoekbaar en genoeg voor notulen met Copilot.
Voor een gewoon werkoverleg is transcriberen meestal genoeg. Een opname bewaart ook gezichten en alles wat er terloops wordt gezegd.
Zo start je het
- Kies de juiste gesproken taal bij het starten van de transcriptie. Staat die verkeerd, dan wordt de tekst onbruikbaar.
- Start de opname of transcriptie aan het begin van het overleg.
- Stop via hetzelfde menu, of laat het lopen tot iedereen de vergadering verlaat.
- Na afloop vind je beide in de vergaderchat of het tabblad Samenvatting.
Hoe lang blijft een opname staan?
Teams-opnamen krijgen standaard een vervaldatum en worden daarna automatisch verwijderd. De beheerder bepaalt die termijn in het Teams-beheercentrum; de standaard is 120 dagen [aanname: controleer de instelling in jullie omgeving]. De eigenaar van een opname kan de vervaldatum per opname aanpassen.
Wat mag?
Een opname met stem en beeld is een verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent:
- Een duidelijk doel: bijvoorbeeld een training voor collega’s die er niet bij waren.
- Informeren: zet in de uitnodiging dat je opneemt en waarom. Bij externe deelnemers geldt dat extra.
- Niet langer bewaren dan nodig: stel een vervaldatum in die past bij het doel.
- Gevoelige gesprekken, zoals een beoordelings- of ziekteverzuimgesprek, neem je niet op.
Creativesquare stelt voor klanten de juiste standaarden in: wie mag opnemen, waar opnamen komen en hoe lang ze blijven staan.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Kan ik een Teams-vergadering opnemen zonder dat anderen het zien?
Nee. Teams toont altijd een melding bij alle deelnemers zodra de opname of transcriptie start. Dat is bewust zo.
Zit opnemen in elk Microsoft 365-abonnement?
Opnemen en transcriberen zitten in de zakelijke abonnementen met Teams. De beheerder kan het per groep aan- of uitzetten in het Teams-beheercentrum.
Kan ik een gasten- of externe vergadering opnemen?
Als je organisator bent of in dezelfde organisatie zit, meestal wel. Externe deelnemers zelf kunnen niet opnemen. Informeer externen altijd vooraf.