Nieuwe medewerker? De complete IT-checklist voor on- en offboarding

Regel IT voor een nieuwe medewerker minimaal een week vóór de startdatum: account en licentie aanmaken, apparaat klaarzetten, toegang tot de juiste mappen en Teams, en tweestapsverificatie instellen op dag één. Bij vertrek geldt het omgekeerde, maar dan per direct: account blokkeren, sessies uitloggen, mail en bestanden veiligstellen, apparaat innemen.

Onboarding-checklist

1. Account aanmaken in Microsoft 365 met de juiste licentie, naamgeving volgens vaste afspraak (v.achternaam@…).
2. Groepslidmaatschappen instellen: de juiste Teams, gedeelde mailboxen en SharePoint-mappen. Werk met groepen per functie in plaats van losse rechten — dat blijft beheersbaar.
3. Apparaat voorbereiden: laptop geïnstalleerd, versleuteld en in het apparaatbeheer (Intune), inclusief benodigde software.
4. Beveiliging vanaf dag één: tweestapsverificatie verplicht instellen bij de eerste inlog, wachtwoordmanager klaar.
5. Praktisch: e-mailhandtekening, telefonie/agenda-machtigingen, en een korte uitleg waar wat staat.

Offboarding-checklist (de vaak vergeten helft)

1. Blokkeer het account per einddatum en trek alle actieve sessies in — vergeten accounts van oud-medewerkers zijn een klassiek beveiligingslek.
2. Mail en bestanden veiligstellen: zet een afwezigheidsbericht of doorstuur naar een collega, en maak OneDrive-bestanden overdraagbaar vóór het account (na 30 dagen) wordt opgeruimd.
3. Toegang tot externe systemen intrekken: boekhoudpakket, CRM, social media — alles buiten Microsoft 365 vergt een eigen actie.
4. Apparaten en middelen innemen en zakelijke gegevens wissen, ook op een privételefoon met bedrijfsmail.
5. Licentie vrijgeven — direct besparen.

Maak er een vast proces van

Het gaat zelden mis door onwil, vrijwel altijd door het ontbreken van een vaste routine. Leg beide checklists vast en benoem wie wat doet. Voor onze klanten is dit een standaardproces: één melding van HR en de rest gebeurt gecontroleerd — dag één werkend, laatste dag dicht.