E-mail archiveren en bewaarplicht: wat moet je regelen?
Zakelijke e-mails met fiscale relevantie — offertes, facturen, contractafspraken — vallen onder de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. In Microsoft 365 regel je dit met archiefmailboxen en bewaarbeleid: e-mail wordt dan automatisch bewaard en kan niet definitief verwijderd worden binnen de termijn, ook niet per ongeluk.
Waarom een prullenbak niet genoeg is
Zonder beleid kan elke medewerker mail definitief verwijderen, en na vertrek van een medewerker verdwijnt de mailbox na 30 dagen. Bij een belastingcontrole of juridisch geschil moet je oude correspondentie kunnen tonen — “de mailbox is opgeheven” is dan geen antwoord.
Zo regel je het in Microsoft 365
Archiefmailbox: geeft elke gebruiker extra archiefruimte waar oudere mail automatisch naartoe verhuist — de mailbox blijft snel, niets gaat verloren. Bewaarbeleid (retention): dwingt af dat mail bijvoorbeeld 7 jaar bewaard blijft, ook als iemand hem verwijdert. Litigation hold / inactieve mailboxen: bevriest de mailbox van vertrokken medewerkers zonder dat je de licentie hoeft te behouden.
Welke licentie heb je nodig?
Archiefmailboxen en bewaarbeleid zitten vanaf Business Premium en in Exchange Online Plan 2; voor Business Basic/Standard zijn ze bij te schakelen. De inrichting bepaalt of het echt waterdicht is.
Praktisch geregeld
Wij richten bewaarbeleid en archivering in passend bij jouw bewaarplicht — inclusief het netjes afhandelen van mailboxen bij uitdiensttreding. Eén keer goed instellen, jaren geen zorgen. Vraag ernaar.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik zakelijke e-mail bewaren?
Fiscaal relevante e-mail valt onder de bewaarplicht van 7 jaar (10 jaar bij onroerend goed). Niet elke mail is fiscaal relevant, maar in de praktijk archiveer je veiligheidshalve breed.
Wat gebeurt er met de mailbox van een vertrokken medewerker?
Zonder maatregelen wordt die na 30 dagen verwijderd. Met een inactieve mailbox of gedeelde mailbox bewaar je de inhoud zonder doorlopende licentiekosten.
Is een PST-bestand op een externe schijf een goed archief?
Nee. PST-bestanden raken beschadigd, zijn niet doorzoekbaar voor beheer en voldoen niet aan de eisen van aantoonbare, onveranderbare bewaring.