Afwezigheidsbericht instellen in Outlook (out-of-office)
Een afwezigheidsbericht stel je in Outlook in via Instellingen → Account → Automatische antwoorden (nieuwe Outlook en web) of Bestand → Automatische antwoorden (klassieke Outlook). Kies een periode, schrijf je bericht en stel eventueel een aparte tekst in voor externe afzenders. Het bericht gaat automatisch aan en uit op de gekozen data.
Zo stel je het in
- Klik op het tandwiel (Instellingen) → Account → Automatische antwoorden.
- Zet automatische antwoorden aan en kies begin- en einddatum en -tijd.
- Schrijf je bericht voor collega’s (binnen de organisatie).
- Vink aan dat ook externe afzenders een antwoord krijgen en pas die tekst eventueel aan.
- Opslaan — het bericht start en stopt vanzelf op de ingestelde momenten.
Op je telefoon: Outlook-app → tandwiel → je account → Automatische antwoorden.
Wat zet je in een goed afwezigheidsbericht?
Tot wanneer je afwezig bent, wie de afzender in de tussentijd kan bereiken (naam + e-mailadres of telefoonnummer), en of je mail wel of niet gelezen wordt. Voorbeeld: “Ik ben afwezig tot maandag 3 augustus en lees mijn e-mail beperkt. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met support@bedrijf.nl of 010-1234567. Daarna kom ik bij je terug.”
Tip voor teams
Laat urgente klantvragen niet afhangen van één mailbox. Met een gedeelde mailbox (zoals support@) in Microsoft 365 vangt het team elkaars afwezigheid op — gratis in te richten. Wij helpen je er graag mee.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afwezigheidsbericht voor een collega instellen?
Ja, een beheerder kan dit via het Microsoft 365-beheercentrum voor elke mailbox instellen — handig bij onverwachte afwezigheid.
Krijgt elke afzender het bericht bij elke mail?
Nee, elke afzender krijgt het automatische antwoord één keer per afwezigheidsperiode, ook als diegene meerdere mails stuurt.
Kan ik binnenkomende mail automatisch laten doorsturen tijdens vakantie?
Ja, via regels in Outlook of centraal via de beheerder. Let wel op vertrouwelijkheid bij doorsturen naar externe adressen.