Bestanden veilig delen met externen via OneDrive en SharePoint
Klik in OneDrive of SharePoint op Delen, kies Specifieke personen, vul het e-mailadres van de ontvanger in en zet waar nodig een vervaldatum. De ontvanger krijgt een link en bevestigt met een code per mail wie hij is. Zo bepaal jij wie het bestand ziet, kun je de toegang altijd intrekken en zie je wie het heeft geopend.
De soorten deellinks
- Specifieke personen: alleen de mensen die je noemt. De veiligste keuze voor externen.
- Personen in je organisatie: alleen collega’s.
- Iedereen met de link: wie de link heeft, kan het openen, ook als hij wordt doorgestuurd. Alleen gebruiken voor openbare informatie.
- Personen met bestaande toegang: om een collega die al toegang heeft snel naar een bestand te verwijzen.
Extra instellingen
- Weergeven of bewerken: geef alleen bewerkrechten als de ander echt moet aanpassen.
- Vervaldatum: de link werkt na die datum niet meer.
- Downloaden blokkeren: de ontvanger kan het bestand bekijken, maar niet opslaan.
Toegang intrekken en controleren
Klik bij het bestand op Toegang beheren. Je ziet met wie het is gedeeld en kunt links verwijderen. Doe dit na afloop van een project, zodat oude links geen open deur blijven.
Wat de beheerder instelt
- Of “Iedereen met de link” überhaupt is toegestaan, en zo ja met een maximale geldigheid.
- Dat de standaardkeuze bij delen “Specifieke personen” is.
- Of delen met externen voor bepaalde sites helemaal uit staat, bijvoorbeeld voor HR en financiën.
Samenwerken over langere tijd
Werk je maandenlang met dezelfde partner, dan is een gedeeld kanaal of een apart Teams-team met gasten handiger dan losse links. Zie Microsoft Teams inrichten. Creativesquare stelt de deelinstellingen voor klanten zo in dat veilig delen de makkelijkste keuze is.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Heeft de ontvanger een Microsoft-account nodig?
Nee. Bij een link voor specifieke personen krijgt de ontvanger zonder Microsoft-account een eenmalige code per mail om te bevestigen dat hij de juiste persoon is.
Is delen via OneDrive veiliger dan een bijlage?
Ja. Een bijlage is een kopie die je niet meer terughaalt. Een link kun je intrekken, beperken tot bekijken en voorzien van een vervaldatum.
Kan ik zien wie mijn gedeelde bestand heeft geopend?
Bij bestanden in OneDrive en SharePoint zie je via Toegang beheren met wie het is gedeeld. In de bestandsdetails zie je ook recente activiteit, afhankelijk van de instellingen van je organisatie.