Microsoft Teams inrichten voor je bedrijf: teams, kanalen en afspraken
Houd Teams simpel: maak één team per afdeling of vaste groep (bijvoorbeeld Sales, Administratie, Directie), eventueel aangevuld met teams per groot project of klant. Gebruik binnen een team kanalen per onderwerp. Spreek af dat werkinhoudelijke gesprekken in kanalen plaatsvinden en niet in losse chats, dan zijn informatie en bestanden later terug te vinden.
Teams, kanalen en chats: wat gebruik je waarvoor?
- Team = een vaste groep mensen met een eigen bestandsopslag (achter elk team zit een SharePoint-site). Denk aan een afdeling, een vestiging of een langlopend project.
- Kanaal = een onderwerp binnen een team, bijvoorbeeld ‘Offertes’, ‘Planning’ of ‘Algemeen’. Gesprekken en bestanden per onderwerp bij elkaar.
- Chat = snel overleg tussen een paar personen. Handig voor korte vragen, maar geen plek voor projectinformatie, want die raakt daar zoek.
Vijf afspraken die het overzichtelijk houden
- Vaste naamgeving: bijvoorbeeld ‘AFD – Sales’, ‘PRJ – Nieuwbouw kantoor’, ‘KL – Jansen BV’. Zo zie je direct wat voor team het is.
- Twee eigenaren per team: dan blijft het team beheersbaar als iemand vertrekt of op vakantie is.
- Niet iedereen mag teams aanmaken: laat nieuwe teams via een vaste persoon lopen, anders ontstaan binnen een jaar tientallen lege of dubbele teams.
- Bestanden in het kanaal: deel bestanden via het tabblad Bestanden van het kanaal in plaats van als bijlage in de chat.
- Archiveren in plaats van laten slingeren: sluit afgeronde projectteams af via Archiveren. De informatie blijft bewaard, maar het team verdwijnt uit het dagelijkse overzicht.
Externen: gasten of gedeelde kanalen
Werk je samen met klanten of partners, dan kun je ze als gast toevoegen aan een specifiek team, of een gedeeld kanaal gebruiken dat je met een andere organisatie deelt. Maak hiervoor aparte teams, zodat externen nooit per ongeluk in interne kanalen meelezen.
Opnieuw beginnen?
Is jullie Teams-omgeving al rommelig, dan kun je in een middag een nieuwe structuur neerzetten en oude teams archiveren. Creativesquare helpt daarbij met een voorstel voor de structuur, de juiste instellingen voor gasten en het aanmaken van teams, plus een korte uitleg voor het hele team.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Hoeveel kanalen mag een team hebben?
Technisch honderden, maar voor overzicht zijn vijf tot tien kanalen per team een goede richtlijn. Worden het er meer, dan is het vaak tijd voor een apart team.
Wat is het verschil tussen een privékanaal en een gedeeld kanaal?
Een privékanaal is een afgeschermd kanaal binnen een team, alleen voor een deel van de leden. Een gedeeld kanaal kun je delen met mensen buiten het team, ook bij een andere organisatie, zonder dat ze toegang krijgen tot de rest van het team.
Waar worden de bestanden van een Teams-kanaal opgeslagen?
In de SharePoint-site die bij het team hoort, in een map met de naam van het kanaal. Je kunt ze ook openen via SharePoint of synchroniseren met de Verkenner.