Zakelijke e-mail op Europese servers: waar staan je gegevens?
Microsoft 365-gegevens van Nederlandse en Belgische zakelijke klanten, zoals e-mail, OneDrive en SharePoint, worden opgeslagen in datacenters binnen de EU, onder meer in Nederland. Met de EU Data Boundary verwerkt Microsoft deze gegevens ook binnen de EU. Omdat Microsoft een Amerikaans bedrijf is, blijft er wel een discussie over toegang door Amerikaanse autoriteiten. Voor de meeste mkb-bedrijven voldoet Microsoft 365 aan de AVG; organisaties met zeer gevoelige gegevens kiezen soms bewust voor een Europese aanbieder.
Wat vraagt de AVG?
De AVG verbiedt het gebruik van niet-Europese diensten niet. Wel moet je aantonen dat persoonsgegevens goed beschermd zijn. Bij Microsoft 365 gebeurt dat via verwerkersafspraken, opslag in de EU en het EU-VS-dataprivacykader. Leg in je verwerkingsregister vast welke diensten je gebruikt en waar de gegevens staan.
Wanneer is Microsoft 365 prima?
- Voor de meeste mkb-bedrijven met gewone klant-, personeels- en bedrijfsgegevens.
- Wanneer je gebruikmaakt van de samenwerking tussen mail, Teams, bestanden en beveiliging.
- Met goede beveiliging (MFA, apparaatbeheer en back-up) is het risico op een datalek door een hack veel groter dan het risico door de locatie van de server.
Wanneer kies je voor een Europese aanbieder?
- Als je werkt met zeer gevoelige gegevens, bijvoorbeeld in de zorg, de advocatuur of voor de overheid, en je opdrachtgevers dat eisen.
- Als je strategisch minder afhankelijk wilt zijn van Amerikaanse techbedrijven.
- Als je alleen e-mail nodig hebt en geen volledige samenwerkingsomgeving.
Houd er rekening mee dat Europese alternatieven vaak minder uitgebreid zijn in samenwerking en beveiliging. Een hybride aanpak is ook mogelijk: Microsoft 365 voor het dagelijkse werk, en gevoelige dossiers in een aparte Europese omgeving.
Hoe controleer je waar je gegevens staan?
In het Microsoft 365-beheercentrum zie je onder Instellingen → Organisatieprofiel → Gegevenslocatie in welke regio je e-mail en bestanden zijn opgeslagen. Creativesquare adviseert welke oplossing past bij jouw risico’s en de eisen van je klanten, en helpt je dit vast te leggen voor je AVG-verantwoording.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Staat mijn Microsoft 365-mail in Nederland?
Voor organisaties die zich in Nederland registreren, worden e-mail en bestanden doorgaans opgeslagen in de EU-regio, met datacenters in onder meer Nederland en Ierland. De exacte locatie staat in je beheercentrum.
Is Microsoft 365 AVG-proof?
Microsoft 365 kan AVG-conform worden gebruikt, mits jij als organisatie ook je deel regelt: goede beveiliging, een verwerkingsregister en duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot welke gegevens.
Wat is de EU Data Boundary?
Een maatregel van Microsoft waarbij gegevens van Europese klanten niet alleen binnen de EU worden opgeslagen, maar ook binnen de EU worden verwerkt, inclusief de meeste ondersteunings- en loggegevens.