E-mail verhuizen naar Microsoft 365: zo verloopt de overstap
Een mailverhuizing naar Microsoft 365 bestaat uit vijf stappen: je domein koppelen aan Microsoft 365, mailboxen aanmaken, bestaande mail overzetten, de MX-records omzetten zodat nieuwe mail binnenkomt bij Microsoft, en Outlook en telefoons opnieuw instellen. Goed gepland merkt niemand er iets van en raakt er geen mail kwijt.
Stap voor stap
- Inventariseer: welke adressen, aliassen, doorstuuradressen en gedeelde adressen (info@, facturen@) zijn er? Vergeet apparaten die mail versturen, zoals een scanner of een webshop.
- Koppel je domein in het Microsoft 365-beheercentrum en voeg het verificatierecord toe in je DNS.
- Maak mailboxen aan voor iedere medewerker, en gratis gedeelde mailboxen voor algemene adressen.
- Zet de mail over. Via een IMAP-migratie gaan mappen en berichten mee. Agenda’s en contactpersonen gaan bij IMAP niet automatisch mee; die exporteer en importeer je apart, of je gebruikt een migratietool.
- Zet de MX-records om naar Microsoft 365, bij voorkeur op vrijdagmiddag. Vanaf dat moment komt nieuwe mail in de nieuwe mailbox.
- Synchroniseer nog één keer om mail op te halen die nog op de oude server binnenkwam.
- Stel SPF, DKIM en DMARC in voor je domein, zodat je mail goed aankomt.
- Richt Outlook en telefoons opnieuw in met het Microsoft 365-account.
Veelgemaakte fouten
- Het oude mailpakket te snel opzeggen: houd het minstens een paar weken aan als vangnet.
- Het oude SPF-record laten staan zonder Microsoft toe te voegen: dan belandt je mail bij ontvangers in de spam.
- Vergeten apparaten en koppelingen: de scanner, de webshop of het boekhoudpakket dat mail verstuurt via je oude server.
- POP-accounts: als iemand mail met POP binnenhaalde, staat die vaak alleen op zijn eigen computer en niet meer op de server. Die moet je apart importeren. Zie ook POP, IMAP of Exchange.
Hoe lang duurt het?
Voor een klein bedrijf met een handvol mailboxen is de overstap in een dag gedaan; het overzetten van grote mailboxen loopt op de achtergrond. Creativesquare verzorgt de complete verhuizing, inclusief DNS, migratie en het opnieuw instellen van Outlook en telefoons.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Blijft mijn e-mailadres hetzelfde?
Ja. Je domein en je adressen blijven gelijk. Alleen de plek waar de mail wordt opgeslagen verandert.
Kan ik tijdens de verhuizing gewoon mailen?
Ja. Tot de MX-records zijn omgezet, werk je in de oude mailbox. Daarna in de nieuwe. Met een laatste synchronisatie mis je niets.
Gaan mijn agenda en contactpersonen mee?
Bij een IMAP-migratie niet automatisch. Je exporteert ze uit het oude programma en importeert ze in Outlook, of je gebruikt een migratietool die ze wel meeneemt.