Gepersonaliseerde mailing versturen vanuit Outlook en Word
Zet je ontvangers in een Excel-lijst (kolommen als Voornaam, Bedrijf, E-mail). Open in Word een nieuw document en kies Verzendlijsten → Afdruk samenvoegen starten → E-mailberichten. Koppel de Excel-lijst via Adressen selecteren, voeg velden als «Voornaam» in de tekst in en kies Voltooien en samenvoegen → E-mailberichten verzenden. Outlook verstuurt dan elke mail apart, met persoonlijke gegevens.
Stappenplan
- Maak de lijst in Excel, met in de eerste rij de kolomnamen. Controleer e-mailadressen op typefouten.
- Schrijf de mail in Word via Verzendlijsten → Afdruk samenvoegen starten → E-mailberichten.
- Koppel de lijst: Adressen selecteren → Een bestaande lijst gebruiken → kies het Excel-bestand en het juiste werkblad.
- Voeg velden in: plaats de cursor na ‘Beste’ en kies Samenvoegveld invoegen → Voornaam.
- Bekijk het resultaat met Voorbeeld van resultaten en blader door een aantal ontvangers.
- Verstuur: Voltooien en samenvoegen → E-mailberichten verzenden → kies de kolom met e-mailadressen en vul het onderwerp in.
Veelgemaakte fouten
- Test eerst op jezelf: maak een lijst met twee eigen adressen en stuur een proef. Verzonden is verzonden.
- Lege velden: ontbreekt een voornaam, dan krijgt iemand ‘Beste ,’. Vul lege cellen aan of gebruik een algemene aanhef.
- Bijlagen: standaard kan Afdruk samenvoegen geen bijlagen meesturen. Plaats liever een link naar een bestand in OneDrive.
- Verzenden vanuit een gedeelde mailbox: samenvoegen verstuurt vanuit je standaardaccount in Outlook. Wil je vanaf info@ versturen, zet dat account dan tijdelijk als standaard.
Wanneer kies je een nieuwsbrieftool?
Afdruk samenvoegen is prima voor zakelijke mailings aan tientallen tot enkele honderden bekende relaties. Voor nieuwsbrieven en marketing aan grotere groepen is een nieuwsbriefdienst beter: die regelt afmeldlinks (verplicht voor commerciële mail), bijhouden wie opent en klikt, en verstuurt via servers die daarvoor zijn ingericht. Grote volumes via je gewone mailbox kunnen de verzendlimieten van Microsoft 365 raken en de reputatie van je domein schaden, waardoor ook je gewone mail vaker in spam belandt.
Vond je dit nuttig? Krijg om de week één tip.
De Tip van Jur: praktische tips over Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten.
- Direct gratis: de notulen-prompt voor Copilot
- Om de week op dinsdag in je inbox
- Geen spam, afmelden kan altijd
Meld je aan
De notulen-prompt staat binnen een paar minuten in je inbox.
Bedankt, je bent aangemeld!
Dit kun je van ons verwachten:
- Binnen een paar minuten: de notulen-killerDe prompt staat in je inbox. Niets ontvangen? Kijk in je spammap en zet hello@creativesquare.eu in je contacten.
- Om de week op dinsdag: één tipOver Teams, Outlook, Copilot en veilig werken. Leesbaar in 2 minuten, toepasbaar in 5.
- Altijd zelf in de handOnder elke mail staat een afmeldlink. Eén klik en je bent eraf.
Benieuwd hoe jullie werkplek ervoor staat? Doe de gratis werkplek-scan →
Veelgestelde vragen
Hoeveel mails kan ik tegelijk versturen via Outlook?
Microsoft 365 hanteert limieten per mailbox (maximaal 10.000 ontvangers per dag en een beperkt aantal berichten per minuut). Voor zakelijke mailings zit je daar ruim onder; voor massamarketing is een nieuwsbriefdienst de juiste keuze.
Werkt Afdruk samenvoegen ook op een Mac?
Ja, Word voor Mac heeft dezelfde functie onder Verzendlijsten. Het verzenden gaat via Outlook voor Mac, dat als standaard e-mailprogramma moet zijn ingesteld.
Mag ik zo'n mailing zomaar naar klanten sturen?
Naar bestaande klanten over vergelijkbare producten of diensten meestal wel, mits je een afmeldmogelijkheid biedt. Voor nieuwe contacten heb je vooraf toestemming nodig. Twijfel je, neem dan een afmeldzin op en houd bij wie zich afmeldt.