Mailbox vol in Outlook: zo maak je snel ruimte

De snelste winst: sorteer je mail op grootte en ruim de zwaarste berichten op. In Outlook op het web: Instellingen → Algemeen → Opslag toont per map hoeveel ruimte die inneemt, met opruimopties per periode. Grote ruimtevreters zijn vrijwel altijd bijlagen, de map Verzonden items en Verwijderde items (die je nog even moet légen).

Stappenplan: van vol naar lucht

1. Leeg Verwijderde items en Ongewenste e-mail — verwijderde mail telt gewoon mee tot je de map leegt.
2. Sorteer op grootte: zoek in Outlook op groter dan 10 MB (of gebruik het filter Alle → Sorteren → Grootte) en beoordeel de toppers: bijlage opslaan in OneDrive, mail weg.
3. Check Verzonden items: alles wat jij ooit met bijlage verstuurde staat hier nog — vaak een verrassend grote map.
4. Nieuwsbrieven en meldingen: zoek op de afzender en verwijder alles in één keer; meld je meteen af waar je toch nooit iets mee doet.

Structurele oplossing: het archiefpostvak

Zakelijke Microsoft 365-mailboxen zijn 50 GB; daarnaast kan de beheerder een online archief aanzetten van 50 GB extra of meer. Met archiefbeleid verhuist mail ouder dan bijvoorbeeld twee jaar automatisch naar het archief: je kunt er nog altijd bij (en in zoeken), maar je gewone mailbox blijft slank. Dit is de nette oplossing voor wie niets wil weggooien — en die zetten we voor onze klanten in een kwartier aan.

Wat je beter niet doet

• Geen pst-bestanden op je lokale schijf als archief: kwetsbaar, buiten de back-up en onvindbaar bij een nieuwe laptop.
• Niet blind alles verwijderen — denk aan de fiscale bewaarplicht voor facturen en zakelijke correspondentie.

Blijft de mailbox ondanks opruimen vollopen, dan is er vaak iets anders aan de hand: een sync-probleem, een doorstuurlus of een gedeelde mailbox die meetelt. Dat zoeken we graag voor je uit.